Bisher konnten Unternehmen Rechnungen sowohl in Papierform als auch in elektronischen Formaten wie PDF per E-Mail versenden. Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen war die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Was sich ändert im Schnellüberblick:
Datum Regelung
Ab 01.01. 2025
➢ inländische Unternehmen sind verpflichtet E-Rechnung empfangen zu können
➢ Zustimmung d. Empfängers für E-Rechnungen entfällt
➢ Papier-/PDF Rechnungen weiterhin erlaubt
01.01.2025 – 31.12.2026 (Übergangsphase)
➢ Papier-/PDF Rechnungen können weiterhin verwendet werden, wenn der Empfänger der Nicht-E-Rechnung zustimmt
Ab 01.01.2027 Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen mit Jahresumsatz von mehr als 800.000€
➢ Papier-/PDF Rechnungen sind nicht mehr zulässig, unabhängig von der Zustimmung
Ab 01.2028 Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen (Erstellung und Übermittlung)
➢ Unstrukturierte Rechnungen sind nicht mehr zulässig
Pflicht zur E-Rechnung
➢ Ab dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen die Pflicht, eine E-Rechnung empfangen zu können.
➢ Eine E-Rechnung liegt nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Reine PDF-Dateien ohne strukturierte Daten gelten nicht mehr als E-Rechnungen, da sie nicht strukturiert und maschinenlesbar sind.
Bsp. strukturiertes Format: XRechnung (XML-Format).
➢ Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes. Wurde der Umsatz vor dem
1. Januar 2025 ausgeführt, kann eine Rechnung auch dann noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, wenn sie erst später gestellt wird.
Keine Zustimmung mehr erforderlich
➢ Ab 2025 ist die Zustimmung des Empfängers nicht mehr notwendig.
➢ Der Empfänger ist verpflichtet E-Rechnungen anzunehmen.
E-Rechnung Inhalt
➢ Die E-Rechnung muss alle Pflichtangaben nach §14 UstG enthalten (Name, Anschrift, USt-ID, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag, Anzahlungen).
➢ Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine E–Rechnung nicht erfüllen, fallen ab dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung „sonstige Rechnung“. Insbesondere Rechnungenauf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. einfaches PDF–Dokument)
Übergangsregelung (01.01.2025 – 31.12.2026)
➢ Im Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E–Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Papierrechnungen und nicht-strukturierte Formate (PDF) können weiterhin verwendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.
➢ Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E-Rechnung tatsächlich verpflichtend. Hintergrund ist, dass dem Empfänger nicht zugemutet werden kann, ein ihm unbekanntes elektronisches Format zu akzeptieren.
Stufenweise Einführung der Ausstellungspflicht (2027-2028)
➢ Ab 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000€ müssen E-Rechnungen ausstellen
➢ Ab 2028: Verpflichtung zur E-Rechnung für alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz
Ausnahmen
Keine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung:
– bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze)
– Rechnungen für steuerfreie Leistungen nach §4 Nr. 8-29 UstG (z.B. Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen)
Umsatzsteuerliche Verpflichtung zur Ausstellung eine Rechnung:
- Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV)1
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (viele Vereine, staatliche Einrichtungen)
- bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
E-Rechnungen ersetzen nicht die Archivierungspflicht